Bedrijfsvoering

Interne beheersing en rechtmatigheid
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) streeft naar een invoering van een rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van verslagjaar 2022. Voor de invoering is een wetswijziging onderhanden. Dit wetsvoorstel is inmiddels ingediend bij de Tweede Kamer. Tot nu toe is het gebruikelijk dat de accountant in zijn controleverklaring zekerheid geeft over de financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant in zijn controleverklaring niet langer een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. In plaats daarvan moeten GS in de jaarrekening verantwoording over de rechtmatigheid afleggen. De accountant stelt vervolgens vast of de verantwoording van het college een getrouw beeld geeft. De aanleiding voor deze wijziging vloeit voort uit de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’.

De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit interne controles die zijn ingeregeld op basis van de 'Financiële verordening 2021'. In de verordening is geregeld dat het college zorg draagt voor een periodieke interne controle ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

De verbijzonderde interne controles worden gestructureerd uitgevoerd en beslaan tenminste de grootste geldstromen binnen de provinciale begroting (subsidies, inkoop en personele lasten) aangevuld met een controle op begrotingswijzigingen en periodiek wisselende onderwerpen. De wijze waarop deze controles zijn vormgegeven vloeit voort uit beleid omtrent de verbijzonderde interne controle dat het college heeft vastgesteld. De werkwijze volgend uit het beleid is op hoofdlijnen al meerdere jaren van kracht en wordt tevens als voorbeeld genoemd in de handreiking van de VNG en IPO voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Het verslagjaar 2021 wordt gebruikt om proef te draaien met de rechtmatigheidsverantwoording. Aan de hand van het proefdraaien doet het college en de interne controlefunctie ervaring op bij het afgeven van de verantwoording en worden eventuele aandachtspunten blootgelegd voor de feitelijke invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording maakt in het proefjaar nog geen onderdeel uit van de jaarrekening.

Ten slotte is bij dit onderwerp te vermelden dat de 'Financiële verordening 2021' en de 'Nota Risico en Weerstandsvermogen 2021' zijn geactualiseerd en door PS vastgesteld. Daarmee hebben PS beleidsinstrumenten en kaders om de inzet van financiële middelen in relatie tot de provinciale ambities te kunnen doseren, alloceren en beheersen.

Rechtmatigheid - Geconstateerde onrechtmatigheid Europese aanbestedingen
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden over 2021 heeft de accountant geconstateerd dat twaalf opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De contractwaarde van deze opdrachten in 2021 en volgende jaren bedraagt cumulatief € 2,5 mln. De accountant heeft zich in zijn tweede controlejaar niet alleen gericht op de gebeurtenissen in jaarschijf 2021, maar ook op de inkooptrajecten in de jaren daarvoor die hebben geleid tot een last in 2021 en later. De geconstateerde afwijkingen hebben daarom ook (deels) een oorsprong van voor 2021. Derhalve is de controle in abstracto ruimer dan louter de grenzen van jaarschijf 2021. De onrechtmatigheden hebben betrekking op de onderdelen 'Externe inhuur van personeel', 'Licenties IT-applicaties' en 'Inkoop overige leveringen en diensten':

• Externe inhuur van personeel: € 0,9 mln.
• Licenties IT-applicaties: € 0,9 mln.
• Inkoop overige leveringen en diensten: € 0,7 mln.

In de bestuurlijke reactie op het accountantsverslag hebben we een uitgebreide toelichting opgenomen op de bovenstaande fouten als ook de getroffen en de te treffen beheermaatregelen.

Rechtmatigheid - Geconstateerde onrechtmatigheid kredietoverschrijding
De accountant heeft in het accountantsverslag over de overschrijding van het investeringskrediet Food Forum Floriade gerapporteerd. Het college heeft in haar vergadering van 14 december 2021 kennisgenomen van de overschrijding van het bouwkrediet van Food Forum met € 0,48 miljoen, inclusief de verwachting dat deze overschrijding geheel of gedeeltelijk kan worden inverdiend door onder uitputting in de besteding van de € 10 miljoen provinciale cofinanciering en de exploitatie van Food Forum. De overschrijding is ook opgenomen in de voortgangsrapportage Floriade Werkt!, die via een mededeling aan PS is aangeboden. In die mededeling wordt expliciet gewezen op de overschrijding. Doordat de besluitvorming over het meerwerk en de schikking pas eind 2021 bekend werden was er nog onvoldoende tijd om daarvoor een formele kredietverhoging te vragen aan PS.

Wet Open Overheid (WOO)
De Wet open overheid (Woo) heeft tot doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De kern is dat overheidsorganisaties verplicht worden om meer categorieën documenten actief openbaar te maken op een landelijk platform (Platform open overheidsinformatie, hierna ‘PLOOI’) ). Met deze openheid probeert de overheid de relatie tussen samenleving en overheid te verbeteren door informatiedrempels weg te nemen. Daarmee past dit onderwerp ook bij de ontwikkeling van de stijl van bestuur die we in onze provincie graag willen bevorderen en toepassen. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo is echter breder dan de Wob. De wet treedt vanaf 1 mei 2022 gefaseerd in werking. De fasering voor de actieve openbaarmaking van de provinciale bestuurslaag is nog niet bekend. Per bestuurslaag wordt de fasering vastgelegd in een meerjarenplan.

Als gevolg van onder andere het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie kindertoeslag is de vraag naar transparantie van overheden enorm toegenomen. Dat zien we aan berichten in de pers en ook binnen onze organisatie aan het sterk toenemende aantal (en complexiteit/omvang van) Wob-verzoeken. In 2021 zijn we gestart met het verbeteren van het Wob-proces. In 2022 werken we verder aan de optimalisatie van het proces en de uitvoering van Wob-verzoeken in voorbereiding op de Woo.

Iedere overheidsorganisatie moet haar handelen voor, tijdens en na afloop van het maken/ uitvoeren van beleid en wetgeving kunnen verantwoorden en motiveren. Een goede informatievoorziening aan PS, burgers, bedrijven en journalisten is noodzakelijk in de democratische rechtstaat. Dat maakt dat de informatiehuishouding duurzaam toegankelijk moet zijn ingericht én geschikt om op zeer korte termijn informatie te publiceren conform daartoe geldende richtlijnen (AVG, digitaal toegankelijk, standaarden). In 2021 hebben we de consequenties van de Woo uitgewerkt in een impactanalyse. De Woo heeft flinke financiële en personele gevolgen voor de organisatie. Het aanstellen van een of meerdere contactpersonen voor het beantwoorden van externe vragen is verplicht. We zullen de informatiehuishouding aanzienlijk moeten aanpassen om aan de eisen en termijnen van openbaarmaking te voldoen. Medewerkers moeten bijvoorbeeld hun documenten anders gaan opstellen en schrijven. En daarvoor is bewustwording en opleiding noodzakelijk Daarnaast zijn wijzigingen in processen, sjablonen en systemen én is de aanschaf van een anonimiseringstool nodig. We hebben een concernbreed programma voorbereid om vanaf 2022 de Woo te implementeren. De invoering van de Wet open overheid gaat meerdere jaren duren. Hierbij werken we op basis van een plateaubenadering met jaarlijkse uitvoeringsplannen om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de (nog niet vastgestelde) fasering.  

Interprovinciaal is in 2021 een werkgroep, waaraan ook Flevoland bijdraagt, gestart met het opstellen van een meerjarenplan en het inventariseren van samenwerkingsmogelijkheden. Alle overheden zijn verplicht om de elf informatiecategorieën actief openbaar te maken op het landelijk platform PLOOI. Dat maakt dat andere eisen aan de ontwikkeling van dit platform worden gesteld, dan oorspronkelijk door de leverancier is ingeschat. Hierdoor kunnen lokale overheden waarschijnlijk pas in een later stadium aansluiten. Het IPO houdt dit nauwlettend in de gaten en is hierover in gesprek met zowel de leverancier van PLOOI als het verantwoordelijke ministerie.

Afronding programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’
In 2020 zijn een aantal projecten uit de ‘MAB’ doorgeschoven naar 2021. De aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet is wederom landelijk uitgesteld naar 1 juli 2022. De overgang naar het Hybrid Cloud Datacenter heeft helaas nog niet plaatsgevonden als gevolg van een probleem tijdens het migratieweekend in oktober 2021. De migratie is uitgesteld naar het 1e kwartaal van 2022. Voor het project 'Digivaardig', gericht op de ontwikkeling van de digitale vaardigheden van de medewerkers van de provincie, zijn een 4-tal e-learnings beschikbaar gekomen:

• Digitaal samenwerken: Microsoft365
• Datamanagement: Wereld van data
• Informatieveiligheid & privacy: Waarborgen van betrouwbare informatie
• Informatiebeheer: Grip op informatie.

Tevens zijn er diverse workshops gegeven behorende bij deze e-learning. Digivaardig blijft een belangrijk thema komende jaren en zal zoveel mogelijk meegenomen worden in de projecten en ook meer onderdeel worden van onze dagelijkse werkzaamheden vanuit de Wet open overheid en datagedreven werken. Daarnaast is dit in 2021 een nieuwe programmalijn binnen IDA geworden waardoor ook hier de interprovinciale samenwerking is opgestart.

Informatiestrategie 2021-2024
In 2020 is de Informatiestrategie 2020-2024 vastgesteld. De ambitie van de provincie Flevoland met betrekking tot digitalisering is:

• De provincie Flevoland werkt digitaal in de volle breedte;
• De beleid-/besluitvorming bij provincie Flevoland is data-gedreven en ‘evidence based’;
• De informatie en data van Flevoland zijn digitaal duurzaam, toegankelijk en open.

Er is hard gewerkt aan het Dataplatform om het verzamelen, ontsluiten en delen van data voor een brede doelgroep mogelijk te maken. Dit platform zal begin 2022 in productie komen. Verder is in 2021 de start gemaakt met het moderniseren van het applicatielandschap. Dit betekent dat de voorbereidingen lopen voor vervanging van het financiële systeem, een noodzakelijke upgrade van het (huidige) document managementsysteem, de (her-)aanbesteding van het huidige HR-systeem, de invoering van de digitale paraaf/handtekening, de basale inrichting van Microsoft365 voor interne samenwerking, een(gedeeltelijke) invoering van relatiemanagement (CRM) op een Microsoft Azure omgeving en de verdere digitalisering van het inkoopproces.

Interprovinciale Digitale Agenda 2.0
Vanuit het IDA uitvoeringsplan 2021 is er op de diverse sporen, Data, Bedrijfsvoering, Dienstverlening, Innovatie en de nieuwe programmalijn “Digivaardige organisatie” een goede samenwerking ontstaan met mooie resultaten. Er is een 8-delige webinarserie gemaakt over diverse thema’s van de digitalisering agenda. De vakgroep Data en Monitoring Energietransitie heeft het afgelopen jaar hard gewerkt aan de ontwikkeling van een kernset indicatoren voor de energietransitie bij provincies. Ook is binnen IDA dit jaar een project op het gebied van Cyber Security gestart. Cyber Crime houdt zich niet aan provinciegrenzen. Het is daarom belangrijk om dit als provincies zo goed mogelijk gezamenlijk op te pakken en onze cyber weerbaarheid gezamenlijk te vergroten.

In navolging op een quick scan Data Governance bij de twaalf provincies is adviesbureau VKA in 2021 gestart met een traject om “best practices” op het gebied van Data Governance bij provincies te identificeren en te beschrijven. In het project Data Governance is gekeken naar dataprojecten binnen de Interprovinciale Digitale Agenda en wordt aansluiting gezocht bij de Interbestuurlijke Datastrategie die begin 2020 is ontwikkeld. Inmiddels leidt dit tot de eerste concrete resultaten. Een belangrijk resultaat betreft de beste manier om in interbestuurlijke samenwerking goed te sturen op datagedreven werken in de maatschappelijke opgaven. Tot slot is er vanuit IDA stevig gelobbyd bij het Rijk om digitalisering serieus te nemen en themaoverstijgend aan te pakken. Dat heeft zijn vruchten afgeworpen. In het nieuwe regeerakkoord is er ruim voldoende aandacht voor de opgaven rondom digitalisering. We staan als provincies goed gepositioneerd om onze rol te pakken en samen als één overheid de kansen van digitalisering op te pakken.

Datamanagement
In 2021 is datasturing en Evidence Based Beleid inmiddels bijna een vast onderdeel bij de ontwikkeling van nieuw beleid en het monitoren van de beleidsrealisatie. Op steeds meer beleidsterreinen wordt het beleid onderbouwd met feiten en cijfers en zijn monitors ontwikkeld, voorbeelden hiervan zijn onder meer de 'monitor Duurzame Energie', de 'monitor Circulaire Economie' en de 'COVID-19 monitor'. Ook aan het dashboard Feitelijk Flevoland zijn verschillende tegels toegevoegd. Daarnaast worden verschillende subsidieregelingen gemonitord zoals bijvoorbeeld het Scholingsfonds. In het realiseren van het Dataplatform zijn grote stappen gezet, het in gebruik nemen van de productieomgeving heeft echter vertraging opgelopen vanwege de afhankelijkheid van de migratie van het datacenter.

Voor de Flevolandse aanpak Stikstof is veel gebruik gemaakt van data om de stikstofdeposities op Natura2000-gebieden te bepalen en gevolgen van mogelijke maatregelen in de gebiedsgerichte aanpak door te rekenen. De Provincie heeft zich in 2021 in samenwerking met gemeente Almere en externe partijen aangesloten bij de Flevolandse fieldlab Digital Twin grootschalige woningbouw. In het fieldlab wordt de ambitie van Flevoland integraal in digitale beelden zichtbaar gemaakt; scenario’s kunnen worden doorgerekend en gevisualiseerd. In het kader van implementatie van de basisregistratie Ondergrond (BRO) zijn flinke stappen gezet. Met de OFGV zijn procesafspraken gemaakt voor aanleveren gegevens bronhouderportaal BRO. Daarnaast heeft geoinformatie meegewerkt aan de verschillende monitors waaronder de  monumentenmonitor en het geluidregister. Door het datagedreven werken is de samenwerking met Onderzoek en statistiek (OBI) verschillende trajecten geïntensiveerd.

Monitoring aanbevelingen
Bij de Jaarstukken 2021 wordt als bijlage een monitor van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer gevoegd.