Bedrijfsvoering

HRM

Opgavegericht werken
De opdracht voor onze organisatie is om – naast de gewone werkzaamheden - grote maatschappelijke vraagstukken aan te pakken. We kunnen dat niet alleen. Steeds meer doen we dat in netwerken, op basis van gelijkwaardigheid. Dit vergt oefening met horizontale vormen van (politieke, bestuurlijke en ambtelijke sturing. Opgaven worden bepaald in afstemming met de omgeving. We organiseren ons de komende tijd zo dat onze organisatie zich mee-ontwikkelt met haar dynamische omgeving, haar aanpak afstemt op de relevante opgaven en blijft leren en verbeteren. Deze maatschappelijke opgaven pakken we ‘opgavegericht’ aan. We willen onze organisatie opgavegericht laten functioneren: vanuit alle relevante disciplines en eenheden uit de hele organisatie wordt bijgedragen en ingezet op de belangrijke opgaven. Bij ‘opgavegericht werken’ krijgt een team onder leiding van een opgavemanager mandaat over de afdelingen heen. De opgave wordt gezamenlijk met partners en met de omgeving opgepakt, voorbereid en in uitvoering genomen. Dit vraagt interactie en integraliteit, samenwerking en afstemming, intern en extern. De directie heeft in 2021 een ontwikkeling naar een opgavegerichte aanpak in de organisatie opgestart, waardoor met name een concernbrede inzet op opgaven mogelijk wordt gemaakt.  

Arbeidsomstandigheden
De situatie rondom het coronavirus heeft ook in 2021 een grote impact gehad op de medewerkers van de provincie Flevoland. Daarom is er in 2021 extra aandacht geweest voor de psychosociale arbeidsbelasting. Managers hebben een deskundigheidsbevorderingstraining gehad over hoe geef je leiding op afstand en hoe herken je verzuimsignalen. Medewerkers hebben kunnen deelnemen aan de themaweken gezond aan het werk. Deze weken stonden in het teken van de werkplek, voldoende beweging, gezonde voeding, blijf je ontwikkelen, verbinding en ontspanning. Daarnaast is een veilig basisscenario ontwikkeld waarbij men voor noodzakelijke werkzaamheden veilig naar het provinciehuis kon. Onder noodzakelijke verstaan we onder andere bedrijfskritische processen, onacceptabele thuissituatie en re-integrerende medewerkers. Daarnaast is provincie Flevoland de eerste provincie die medewerkers van de buitendienst in de gelegenheid heeft gesteld om zich te laten screenen op de ziekte van Lyme als gevolg van een tekenbeet. Tot slot is gestart met het uitvoeren van de Risico Inventarisatie en Evaluatie die in 2022 verder zal worden uitgevoerd.

Wnra
Nadat in 2020 de overgang van het publieke arbeidsrecht naar het civiele arbeidsrecht heeft plaatsgevonden zijn met de medewerkers arbeidsovereenkomst afgesloten en zijn regelingen en achterliggende processen en systemen aangepast. Op dit gebied zijn geen nieuwe ontwikkelingen te verwachten.

Inhuur
Uit de analyse van de inhuur in 2021 blijkt dat in totaal 29.1% is ingehuurd. Het overgrote deel is besteed aan- en verantwoord op door PS vastgestelde programma-en projectbudgetten. Het deel personele inhuur dat gedekt wordt uit de post 'tijdelijk personeel', bedraagt 6,51%. Dit is een stijging van 0,3 procentpunt ten opzichte van 2020 en blijft daarmee ongeveer op eenzelfde niveau, wat eerder ook in 2018 was. Het aantal vacatures dat in 2021 is opengesteld is wel fors gestegen naar 88. Dit wijst er op dat er het extern verloop is toegenomen. Een aantal vacatures blijkt ook moeilijker te vervullen dan voorheen. Het is daarom goed mogelijk dat, wanneer deze ontwikkeling zich doorzet, het inhuurpercentage in 2022 weer hoger zal zijn.

Particpatiewet
Ondanks de aanhoudende beperkingen door de coronacrisis, blijft het aantal medewerkers uit de doelgroep van de Participatiewet op peil. Volgens de telling van de quotumwet heeft provincie Flevoland 21 fte gerealiseerd en voldoet provincie Flevoland aan de quotumnorm van 16 fte. De medewerkers uit de doelgroep van de Participatiewet leveren een belangrijke en gewaardeerde bijdrage aan het functioneren van de provinciale organisatie. Om die reden heeft 65% inmiddels een vast dienstverband. De provincie Flevoland is één van de drie provincies die over 2021 de quotumnorm heeft gehaald. De overige negen provincies hebben deze norm niet gehaald.

Ambtelijke integriteit

Integriteit
Het voornemen was binnen de gehele organisatie aandacht te besteden aan het vergroten van het bewustzijn en de weerbaarheid op het gebied van ondermijning. Naast plenaire bewustwordings- en informatiebijeenkomsten voor alle medewerkers, was het plan verdiepende workshops te organiseren voor medewerkers die mogelijk met ondermijnende activiteiten in aanraking komen. Door het intreden van aan corona verbonden beperkende maatregelen zijn deze bijeenkomsten en workshops op het laatste moment geannuleerd. Daar digitale bijeenkomsten voor dit onderwerp geen geschikt alternatief zijn, zijn alle activiteiten doorgeschoven naar 2022.

Actualisatie kwetsbare functies
Als terugkerende activiteit is de actualisatie van het register kwetsbare functies in gang gezet. Dit gebeurt mede met het oog op het versterken van de interne bewustwording en weerbaarheid tegen ondermijnende activiteiten. Maar ook omdat de persoon en rol van overheidsfunctionarissen steeds vaker elementen zijn in maatschappelijke discussies en reacties op het beleid en handelen van de overheid.

Melden van geschenken
Vanaf 2021 is het medewerkers niet toegestaan door hen ontvangen relatiegeschenken te behouden voor eigen gebruik. Zij dienen relatiegeschenken in te leveren bij een centraal punt waar deze een gepaste bestemming krijgen. Er zijn geen geschenken aangemeld.

Melding vermoeden van misstanden
Er zijn geen meldingen van vermoedens van misstanden gedaan.

Ambtseed
In 2021 hebben 56 nieuwe medewerkers de ambtseed of –belofte afgelegd.

Huisvesting
In veel opzichten is 2021 een bijzonder jaar geweest. Het provinciehuis stond grotendeels leeg. Medewerkers van Provincie Flevoland werkten, vanwege coronabeperkingen, zo veel als mogelijk vanuit huis. Iets wat vooral tot uiting is gekomen in het gebruik van de facilitaire diensten zoals het watergebruik, koffie- en theegebruik en de reserveringen in het vergadercentrum voor bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen. Veel van onze dagelijkse operatie stond dus op de waakvlam. Wel hebben we ondertussen een aantal hybride vergaderfaciliteiten, op strategische plekken in het pand, geïnstalleerd. En zien we dat deze, in de beperkte openstelling van het pand, toch ruimschoots gevonden en gebruikt werden. In samenwerking met eenheid IV hebben we geprobeerd de organisatie “het gebruik van de vergaderfaciliteiten” aangeleerd. Ook in 2021 werden er een aantal zalen door de Rechtbank Midden Nederland gebruikt. De Europese Aanbesteding voor het verzorgen van de schoonmaak dienstverlenging is succesvol afgerond en operationeel gestart. Ook heeft het team van Facilitaire Zaken hulp geboden bij de operationele opstart van het Food Forum op de Floriade in Almere. Denk hierbij aan ondersteuning op gebouwtechnisch vlak, inrichting van het pand, het beheer van contracten en in de operationele personeelsplanning.

Informatieveiligheid
De provincie heeft de informatieveiligheid in 2021 verder verbeterd. We hebben een nadere concretisering van het Informatieveiligheid beleid uitgewerkt en vastgesteld via het Beheersingskader data- en informatieveiligheid. Ook is er gewerkt aan risicomanagement, op alle kernprocessen van de afdelingen/eenheden hebben we risicoanalyses uitgevoerd en basis beveiligingsniveaus vastgesteld. Er is daarmee inzicht gecreëerd in de ‘kroonjuwelen’ van de provincie Flevoland. In het kader van digi-vaardigheid hebben we de training ‘Waarborgen van betrouwbare informatie’ ontwikkeld en beschikbaar gesteld binnen de organisatie.

Een belangrijke stap die we in 2021 hebben voorbereid is de overgang van de eigen ICT-omgeving naar clouddienstverlening. De verhuizing naar dit ‘cloud datacenter’, aanvankelijk voorzien in september 2021, zal in februari 2022 worden gerealiseerd. Deze stap heeft ook belangrijke invloed op de inrichting van de data- en informatieveiligheid; deze veiligheid zal zeker de komende jaren nog de nodige aandacht vragen. Om die reden is een marktverkenning gestart als voorbereiding op een aanbesteding van ‘veilige connectiviteit’ in 2022.

Om op 1 januari 2023 certificeerbaar te zijn voor de norm ISO 27001, heeft een audit plaatsgevonden om de voortgang inzichtelijk te maken. Het aandachtpunt dat voornamelijk naar voren kwam is een goedwerkend ISMS Management en Kwaliteitsysteem. Komend jaar zal daarom meer focus liggen op de beleidsmatige inrichting van informatieveiligheid binnen de provincie.

Digitale (be)dreigingen (ook wel aangeduid als Cybersecurity dreigingen) blijven onverminderd aanwezig. Rapporten van de Algemene Rekenkamer, van het NCSC en van de AIVD waarschuwen zelfs voor een toename daarvan als gevolg van het vele thuiswerken, maar ook vanwege toegenomen agressie vanuit ‘statelijke actoren’. De kwetsbaarheid LOG4J in december 2021 heeft duidelijk gemaakt dat onveilige Open Source code een voedingsbodem is voor ransomware.

Als basisnorm hanteert de provincie de (verplichte) Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO). Deze is gebaseerd op de internationale norm (ISO27001/2) en geldt als integraal kader voor alle overheden. Voor de implementatie heeft de organisatie de beschikking over een senior adviseur informatieveiligheid & privacy en adviseur informatieveiligheid en privacy die de rollen van ‘Corporate Information Security Officer’ (CISO) en ‘Information Security Officer’ invullen. Zij werken voor het privacy vakgebied nauw samen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en treden op als ‘response team’ als zich een informatiebeveiligingsincident of een datalek manifesteert. Dit team wordt aangevuld met andere collegiale disciplines, een en ander afhankelijk van de situationele context van het incident.

Privacy in de organisatie
De provincie Flevoland heeft een ‘Functionaris Gegevensbescherming’ (FG) in dienst en CISO. In 2021 hebben zij binnen de organisatie voortdurend aandacht besteed aan privacyregels, datalekken en medewerkers continu geïnformeerd over omgaan met en de verwerking van (persoons)gegevens in dit coronatijdperk. Het ‘verwerkingsregister’ is juridisch getoetst en wordt regelmatig aangevuld en bijgehouden. Met contractpartijen/leveranciers die in opdracht van de provincie persoonsgegevens verwerken hebben we verwerkingsovereenkomsten gesloten. Daar waar er sprake is van een gedeelde of gezamenlijke verantwoordelijkheid is een samenwerkingsovereenkomst gesloten en waar van toepassing een gezamenlijke regeling getroffen. Daarnaast zijn bij alle afdelingen ‘aanspreekpunten’ voor privacy-management actief die zicht houden op de privacy-maatregelen en omgaan met data binnen werkprocessen van eigen afdeling.

Ook ‘bewustzijn’ is een belangrijk onderdeel van privacy-management. Het aantal incidenten op het gebied van privacy is beperkt gebleven. Er waren 98 vermeende incidenten in 2021, die merendeels beveiligingsincidenten bleken te zijn. Bij 8 daarvan ging het om datalekken met een laag risico. Deze datalekken zijn, gelet op de beperkte omvang en een laag risico voor betrokkenen, niet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inkoop en aanbesteding

In de inkoop- en aanbestedingsprocedures worden per definitie duurzaamheidsaspecten zoals CO2-reductie en certificeringen op Milieumanagementsystemen meegenomen. Op basis van het Actieplan Het Goede Voorbeeld wordt in de aanbesteding circulariteit, energieneutraliteit en fairtrade meegenomen in de aanbesteding. Indien dit niet mogelijk is wordt dit in de aanbestedingsstukken gemotiveerd. Zo zijn deze uitgangspunten onder andere meegenomen in de (Europese) aanbestedingen voor Schoonmaak, Glasbewassing, Kerstgeschenken en de Warme dranken. Ook bij aankomende EU aanbestedingen voor Zonnepanelen alsmede Trafficmanagement, contentcreatie, Vormgeving en DTP hanteren we het Actieplan als uitgangspunt. In MRA verband werken we steeds nauwer samengewerkt en delen we informatie, waarbij ook de interprovinciale samenwerking niet uit het oog wordt verloren.

Bij infrastructurele werken zijn de duurzaamheidseisen ten aanzien van materiaalgebruik, brandstof en hergebruik van vrijkomende materialen verder aangescherpt. In lijn met de afspraken met de MRA zijn er voor asfalt en betonmengsels maximale waarden ten aanzien van de toegestane milieu-impact opgenomen in de bestekken. Als uitgangspunt hanteren we dat het haalbaar, betaalbaar en realiseerbaar moet zijn. Bij verschillende projecten zijn pilots uitgevoerd met nieuwe innovatieve duurzame materialen. Voorwaarde daarbij is deze materialen op termijn breed toepasbaar zijn in ons areaal.

Uitvoering Omgevingsvisie
De Omgevingsvisie FlevolandStraks (2017) is als leidraad gebruikt bij de formulering van het
Coalitieakkoord 2019 – 2023. Om de Omgevingsvisie te kunnen realiseren zijn de zeven geselecteerde opgaven uitgewerkt in een tweede Uitwerkingsagenda. In het Coalitieakkoord zijn afspraken gemaakt voor de inzet van middelen voor deze bestuursperiode. Daarbij is met name gebruik gemaakt van gerichte inzet van incidenteel beschikbare gelden. De jaarlijks vrijvallende middelen zijn mede ingezet op deze opgaven. Ook is de Omgevingsvisie het basisdocument van de samenwerking in de regio. Onder de vlag van 'Samen Maken We Flevoland' gebruiken we het regionale manifest Wij zijn Flevoland! waarin we als regio een aanbod doen aan het Rijk om een aantal landelijke opgaven in regionale opgaven te vertalen. Daarnaast hebben we de afstemming gezocht vanuit de Omgevingsvisie met de bestuurderstafel van het Platform Omgevingswet Flevoland, waarin regionaal en met alle betrokken partners wordt afgestemd hoe de invoering van de Omgevingswet tot stand kan worden gebracht. Het instrument Omgevingsvisie is immers een instrument in de ambities van de Omgevingswet. Regionale samenwerking om de Omgevingsvisies af te stemmen en te realiseren is een aandachtspunt voor de komende jaren.

Samenwerking
In de beschrijving van de programma’s hiervoor is ingegaan op de inhoudelijke activiteiten en doelen die zijn uitgevoerd vanuit de 'Uitwerkingsagenda Omgevingsvisie'. In deze paragraaf wordt meer ingezoomd op de werkwijze. Hoe wordt er gewerkt aan de Omgevingsvisie? De zeven opgaven verschillen inhoudelijk van karakter en dat bepaalt mede de manier waarop de opgaven worden gerealiseerd. In de uitgevoerde tussenrapportage van Lysias Advies, 'Leren van de Omgevingsvisie', is over de werking van de Omgevingsvisie uitgebreid geschreven. Veel activiteiten van de organisatie dragen bij aan de diverse opgaven. Er is dan ook geen apart organisatieonderdeel voor de opgaven ingericht, maar als bundeling van bestaande en nieuwe activiteiten. Ook worden aanbevelingen gedaan die voor de volgende fase van belang zijn; voor de organisatie zijn de aanbevelingen van belang die zich richten op de organisatie van de Omgevingsvisie en haar uitvoering, de aspecten van samenwerking en de betrokkenheid van de samenleving op de ambities.

Middelen
De afgelopen jaren is de uitvoering van de Omgevingsvisie onderdeel van het reguliere werk. Via het Coalitieakkoord zijn incidenteel middelen beschikbaar gesteld voor de verschillende opgaven. De Monitor Omgevingsvisie die om die reden is opgesteld (en is gepubliceerd op Feitelijk Flevoland) is om die reden nodig om de realisatie te kunnen volgen. Het hiervoor genoemde onderzoek van Lysias Advies constateert dat door deze keuze de zichtbaarheid van de Omgevingsvisie beperkt is geweest en niet expliciet is gemaakt. De aandacht voor de Omgevingsvisie FlevolandStraks en de realisatie daarvan is daardoor onvoldoende zicht, zo concluderen de onderzoekers.

Ook doen de onderzoekers aanbevelingen om expliciet te maken waaraan wordt gewerkt en welke middelen - mensen, budgetten, informatie - daarvoor nodig zijn. Er is inzet nodig om te zorgen dat het geheel zichtbaar blijft en een vorm van eigenaarschap moeten worden gevonden. De diverse opgaven zijn nog onvoldoende met elkaar verbonden. Het kernteam van de opgaventrekkers kan dwarsverbanden beter benutten. We hebben de afgelopen jaren gewerkt aan de opgaven en geoefend met opgavegericht werken en de conclusie is dat hierin nog veel te winnen valt. Tegelijkertijd hebben we in de omgeving en bij onze partners gemerkt dat er veel animo is om gezamenlijk aan opgaven te werken. De urgentie voor de grote maatschappelijke opgaven is merken we de laatste jaren toegenomen en zal ook naar verwachting door landelijke en ook soms Europese ambities en doelen verder toenemen verwachten we. Daarbij wordt nadrukkelijker ook naar regio’s gekeken. Doordat we met incidentele budgetten hebben gewerkt is het mogelijk flexibel te kiezen voor ontwikkelingen die actueel zijn, bijvoorbeeld op gebieden van circulariteit, energie en landbouwtransitie. Structurele middelen zijn daarnaast ook nodig.

Mede vanuit de Omgevingsvisie is het afgelopen jaar geïnvesteerd in de samenwerking in regionaal verband onder de noemer 'Samen Maken We Flevoland'. Met de medeoverheden hebben we gesproken over de regionale maatschappelijke opgaven en het aanbod dat de regio in het manifest 'Wij zijn Flevoland!' hebben gedaan aan de Tweede Kamer en het Rijk. Onze inzet is om samen met onze medeoverheden en anderen partners concrete en haalbare projecten te realiseren om de Flevolandse samenleving door te ontwikkelen. Deze medeoverheden hebben hun eigen plannen, programma's en visies. gemeenten hebben hun Omgevingsvisies. We spreken met deze overheden over de afstemming van onze ambities en proberen daarvoor de regionale aspecten en belangen af te wegen. Maatschappelijke vraagstukken van ruimtegebruik voor de woonopgave, de landbouwtransitie, werkgelegenheid en de energietransitie stijgen uit boven lokale belangen. De regionale schaal is geschikt om deze afwegingen te maken. Er is een instrumentarium nodig en voor handen om die richting en keuzes mogelijk te maken. In diverse bestuurlijke besprekingen is de samenwerking in Flevoland als belangrijk bestempeld; we hebben gewerkt aan de bestuurlijke samenwerking om de inwoners van Flevoland een fijne woon- en leefomgeving te bieden.

Sturing en monitoring
Via de Uitwerkingsagenda hebben we de opgaven aangepakt. In de Monitor Omgevingsvisie hebben we in beeld gebracht hoe de realisatie er voor staat. De Monitor komt tweejaarlijks uit. Op basis van de evaluatie van de Omgevingsvisie hebben we de vraag in voorbereiding of de visie moet worden geactualiseerd en zo ja op welke wijze. De Monitor beweegt mee met de Omgevingsvisie. De voorbereidingen voor evaluatie en actualisatie van de visie zijn in 2021 uitgevoerd.