Leeswijzer

De samenstelling van het college (inclusief bijbehorende portefeuille) is als volgt:

Gedeputeerde Staten van Flevoland verrichten naast hun bestuurlijke functie een aantal nevenfuncties. Zie voor een volledig overzicht: www.flevoland.nl

Doelstelling jaarstukken
De jaarstukken zijn een belangrijk instrument voor Provinciale Staten (PS). Hierin leggen Gedeputeerde Staten (GS) verantwoording af over gerealiseerde doelstellingen, uitgevoerde activiteiten en de inzet van de financiële middelen die de provincie Flevoland ter beschikking stonden. De jaarstukken zijn daarmee ook een belangrijk instrument om inhoud te geven aan de controlerende rol van PS.

Plaats jaarstukken in de planning & controlcyclus
In de Programmabegroting 2021 wordt vastgelegd wat provincie Flevoland wil bereiken, wat daarvoor wordt gedaan en welke financiële middelen daarvoor beschikbaar worden gesteld. De programmabegroting wordt door PS vastgesteld. Een en ander wordt in financiële zin verder uitgewerkt in de productenraming, die door GS wordt vastgesteld.

Tussentijds kunnen plannen worden bijgesteld aan actuele ontwikkelingen. Dat kan integraal als onderdeel van de reguliere cyclus gebeuren via nota's (waaronder de zomernota en de perspectiefnota), maar ook separaat op basis van tussentijds door PS en GS genomen besluiten. Indien deze bijstelling financiële consequenties kent dan wordt met dat besluit eveneens een begrotingswijziging door PS vastgesteld (of in mandaat door GS, conform de financiële verordening).

In de Jaarstukken 2021 wordt eindverantwoording afgelegd over de uitvoering van de ambities, zoals verwoord in de Programmabegroting 2021, en eventueel bijgesteld bij de zomernota, of separate voorstellen. Er wordt aangegeven in welke mate de doelstellingen zijn gerealiseerd en er wordt verantwoording afgelegd over daarvoor uitgevoerde activiteiten en de inzet van financiële middelen. Dit document dient ter ondersteuning van de controlerende rol van PS.

Structuur jaarstukken
Vanaf de Programmabegroting 2020 wordt het Coalitieakkoord 2019-2023 'Ruimte voor de Toekomst' toegepast. De structuur en inhoud van de begroting is aangepast om zo goed als mogelijk hierbij aan te sluiten. De indeling van de programma's en programmaonderdelen is daardoor gewijzigd. Ook zijn de indicatoren, doelen en activiteiten hierop bijgesteld. De Jaarstukken 2021 kennen een verantwoording volgens deze programmastructuur (met zeven inhoudelijke programma’s). Deze opzet voldoet daarmee aan het BBV. Dat stelt dat de jaarstukken een gelijke indeling moet kennen als de begroting.

De structuur van de jaarstukken wordt bepaald door wettelijke en niet wettelijke vormeisen.

Wettelijke vormeisen: het BBV
Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat vormeisen voor de jaarstukken.
Deze dient de volgende onderdelen te bevatten:

• De programmaverantwoording, waarin per beleidsprogramma een verantwoording wordt gegeven over de beoogde doelen en maatschappelijke effecten, en de wijze waarop getracht is deze te verwezenlijken.
• De paragrafen, bedoeld als nadere toelichting op onderwerpen die van wezenlijk belang zijn voor het inzicht in de financiële positie. Zij geven een verantwoording over de beleidsuitgangspunten van beheersmatige activiteiten en lokale heffingen weer. De wettelijk verplichte paragrafen zijn: 'Lokale heffingen', 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing', 'Onderhoud kapitaalgoederen', 'Financiering, 'Bedrijfsvoering', 'Verbonden partijen' en 'Grondbeleid'. Daarnaast kan besloten worden om additionele paragrafen op te nemen, hier is (vooralsnog) geen gebruik van gemaakt.
• Een jaarrekening die opgebouwd is uit een jaarrekening op hoofdlijnen, een overzicht van baten en lasten, dat alle baten en lasten van de in de programmaverantwoording opgenomen activiteiten bevat, en een balans met toelichting. De jaarrekening vormt de basis voor de controle op de rechtmatigheid en het getrouwe beeld door de accountant.
• De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde lasten en baten per taakveld en de specificatie van incidentele lasten en baten.

Niet-wettelijke vormeisen
Ieder hoofdstuk uit de programmaverantwoording begint met een korte introductie op het hoofdstuk, een beschrijving van de met het programma beoogde effect, een overzicht van de indicatoren (eigen indicatoren alsmede verplichte BBV-indicatoren) en de doelenboom. Per programmaonderdeel worden vervolgens de doelen, doelrealisatie en de daarbij uitgevoerde activiteiten beschreven. Waar van toepassing is dit aangevuld met een duiding van de strategische risico’s en beheersmaatregelen die realisatie van dit doel in de weg kunnen staan. Tot slot volgt een overzicht van de aangewende middelen en een verklaring bij het verschil tussen de rekening en de begroting na wijziging. Met deze werkwijze sluiten we aan bij het voorschrift van het BBV om binnen de programmaonderdelen onderscheid te maken in de 3 W-vragen ('Wat hebben we bereikt', 'Wat hebben we daarvoor gedaan', 'Wat heeft het gekost').

Nieuw en gewijzigd in 2021

• In het voorjaar van 2020 heeft de Commissie BBV een nadere interpretatie gegeven ten aanzien van de wijze waarop verstrekte (meerjarige) subsidies dienen te worden toegerekend aan begrotingsjaren. Kernpunt daarbij is dat bij meerjarige subsidies de lasten toegerekend dienen te worden aan de desbetreffende jaren. Dit heeft administratieve gevolgen, wanneer de subsidies deels in een ander jaar worden besteed dan waarvan in de beschikking is uitgegaan. Deze interpretatie is van toepassing met ingang van 1 januari 2021. Het effect hiervan is verwerkt in deze jaarstukken en eveneens afgestemd met de externe accountant.
• In oktober 2021 is de 'Financiële verordening 2021' vastgesteld door PS. Artikel 216 van de Provinciewet bepaalt dat de PS bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. Deze verordening is daarmee een belangrijk document waarin de PS afspraken maakt met het college over specifieke financiële onderwerpen. Eventuele effecten van deze verordening zijn verwerkt in deze Jaarstukken. In deze verordening is onder andere vastgelegd dat GS jaarlijks bij de jaarrekening een rapportage over de reserves en de oormerken dient aan te bieden aan PS. Deze rapportage moet een kwalitatieve duiding van de stand van de reserves en oormerken binnen de ‘Brede bestemmingsreserve’ bevatten. Deze bijlage wordt als bijlage bij de jaarstukken door het college aan PS aangeboden.
• In februari 2022 is de herziene 'Nota Risico en weerstandsvermogen 2021' vastgesteld door PS. De nota risico en weerstandsvermogen is een door PS vast te stellen document, waarin de kaders van het risicomanagement binnen de provincie zijn beschreven. PS stellen – op basis van de Financiële verordening van Flevoland – eenmaal per vier jaar de kaders inzake risicomanagement vast. Enkele belangrijke wijzigingen betreffen:
  • Het aanpassen van de werkwijze met betrekking tot een weerstandsratio van > 2,0;
  • Het introduceren van de “watervalsystematiek”;
  • Het doen van een beroep op de weerstandscapaciteit pas als laatste stap toe te passen;
  • Meer nadruk leggen op niet-financiële risico’s;
  • Het opnemen van de financiële kengetallen en streefwaarden in de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing'.

De effecten van deze wijzigingen zijn verwerkt in (de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' van) deze jaarstukken.

Autorisatie
PS heeft een kaderstellende en controlerende taak. In de Provinciewet is opgenomen dat
PS de begroting (inclusief programmaplan, paragrafen en financiële begroting) vaststellen. Het financiële autorisatieniveau van de programmabegroting ligt per programmaonderdeel op het totaal van lasten en baten. Dit houdt in dat GS per programmaonderdeel niet meer mogen besteden dan het voor dat onderdeel geraamde totaal van de lasten (begroting na wijziging). Dit bedrag kan – meestal op grond van een voorstel van GS - via begrotingswijziging door PS worden gewijzigd. In deze jaarstukken verantwoorden wij in hoeverre wij in 2021 binnen de geautoriseerde bedragen zijn gebleven.

Mandaatverlening
Door eerdere besluitvorming van PS zijn er uitzonderingen ontstaan op de algemene lijn zoals hiervoor beschreven. Deze uitzonderingen hebben betrekking op gedelegeerde reserves, gedelegeerde oormerken in de 'Brede bestemmingsreserve' en stelpost 'Nieuw beleid' en gemandateerde begrotingswijzigingen.

1. Gedelegeerde reserves
De provincie beschikt over een aantal reserves. Het beleid ten aanzien van de vorming en besteding van reserves en voorzieningen is vastgelegd in de 'Nota Reserves & Voorzieningen 2020-2023' (PS van 13 november 2019). Het besteden van de middelen binnen deze reserves is voorbehouden aan PS. Dit houdt in dat eerst een voorstel aan PS dient te worden voorgelegd, alvorens verplichtingen ten laste van reserves mogen worden aangegaan. Daarnaast is besloten de beslissingsbevoegdheid tot besteding en het aangaan van verplichtingen voor de uitvoeringsreserves en de egalisatiereserves bij GS neer te leggen om de doelmatigheid en slagvaardigheid van de provincie te vergroten. De besteding van deze reserves vindt plaats in overeenstemming met de doelstellingen die PS daarvoor hebben vastgelegd. De hiermee verband houdende gemandateerde begrotingswijzigingen worden via de reguliere procedure ter kennisneming aan PS aangeboden.

2. Specifieke mandaten / delegaten
Naast het algemeen mandaat, zoals hierboven beschreven is er een aantal specifieke mandaten / delegaten door PS aan het college verleend, te weten enkele oormerken binnen de ‘Brede Bestemmingsreserve’ en de stelpost ‘Nieuw Beleid’, die gemandateerd zijn aan het college. Bij de vaststelling van de Programmabegroting 2018 - op 8 november 2017 -hebben PS mandaat verleend aan GS om specifieke begrotingswijzigingen vast te stellen die nodig zijn om projecten in uitvoering te nemen uit de Perspectiefnota 2017-2021. Daartoe zijn in de ‘Brede Bestemmingsreserve’ en de stelpost ‘Nieuw Beleid’ bedragen geoormerkt. Aanvullend zijn bij de Najaarsnota 2020 ook dergelijke besluiten genomen.

3. Gemandateerde begrotingswijzigingen
PS hebben – via de Financiële verordening provincie Flevoland 2021 – het college gemandateerd om de onderstaande begrotingswijzigingen door te voeren. Dit heeft tot doel om het aantal begrotingsmutaties dat in de loop van een begrotingsjaar via een begrotingswijziging ter vaststelling aan PS wordt voorgelegd, te beperken. In veel gevallen gaat het om technische (detail)wijzigingen of wijzigingen waarbij de provincie geen beïnvloedingsmogelijkheden heeft. Het gaat daarbij om de volgende typen wijzigingen:

• Doorgeven bijdragen van derden met een specifiek bestedingsdoel.
• Reeds genomen Statenbesluiten.
• Gedelegeerde onttrekkingen aan reserves (zie hierboven).
• Begrotingsvoordelen uit lagere uitgaven en/of hogere inkomsten.

Om PS volledig op de hoogte te stellen van de gemandateerde begrotingswijzigingen, stellen wij haar van gemandateerde wijzigingen in kennis (via de besluitenlijst). We werken nog aan een Kwartaalrapportage voor PS met betrekking tot deze begrotingswijzigingen.

Verklaring resultaat per programmaonderdeel
Bij de toelichting op de middelen geven wij conform de vereisten in het BBV – indien van toepassing - een verklaring bij het verschil tussen de gerealiseerde baten & lasten en de begroting na wijziging. Conform de bestendige gedragslijn zijn alle verschillen groter dan € 100.000 van een verklaring voorzien. Ter verhoging van de informatiewaarde hebben wij hieraan toegevoegd of de afwijking effect heeft op een reserve of op het rekeningsaldo. Door afronding in duizendtallen kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan in en tussen de verschillende tabellen.