Provinciale Staten

Doel (2019-2023)
Faciliteren van de nieuwe Staten, gericht op de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol.

Doelrealisatie
De Staten zijn gefaciliteerd in de drie voor haar relevante rollen met onder meer strategische advisering op regionale samenwerkingen, diverse onderwerpen in de nieuwsbrief aan de Staten en advisering over Stateninstrumenten (o.m. moties & amendementen en agenderingsverzoeken).

Activiteiten 2021
De Statengriffie heeft:

• In 2021 is strategisch geadviseerd over onder meer het IPO (ondersteuning van AV-leden en IPO werkgroep Planning & Control en vertaling leidraad best practices voor Provinciale Staten), Metropoolregio Amsterdam (halen statenopdracht rapporteur en ondersteuning in MRA deelregio Lelystad/Almere), Regio Zwolle (halen statenopdracht rapporteur en ondersteuning aan rapporteur in bijdrage voor klankbordgroep Raden en Staten), OFGV (ondersteuning rapporteur OFGV en advisering op motie vreemd voor versterken informatiepositie van statenleden m.b.t. OFGV) Zorg in Regio Flevoland (begeleiden informanten in de evaluatie Zorgtafel) omgevingswet/omgevingsvisie (strategische ondersteuning klankboardgroep) en advisering op en andere strategische dossiers zoals de RES en stikstof.
• Voorbereidingen getroffen om een strategische lange termijnagenda concreet te vertalen in een sturingsinstrument en monitor welke aansluit bij de Planning & Control-cyclus.
• Uitvoering gegeven het communicatieplan door onder andere actief gebruik gemaakt van social media en de publicatie van de jaarrekening en begroting in regionale weekbladen. Het educatieprogramma is vormgegeven met het provinciespel voor jongeren welke gezien de corona niet kon doorgaan. Daarnaast is de democratie gericht op jongeren verder structureel ingebed met een initiatiefvoorstel om een jongerenraad op te richten.
• De vertaling van de participatiewet en de voorbereidingen van de participatieverordening zijn betrokken in de werkgroep bestuurlijke vernieuwing. Dit heeft geresulteerd in een de Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing en participatie(verordening) welke in november 2021 beeldvormend is behandeld.

Doel (2019-2023)
Herijking en inrichting van de gewenste ondersteuning t.b.v. besluitvorming door Provinciale Staten.

Doelrealisatie
In 2021 zijn er 12 Statenvergaderingen, 26 commissievergaderingen en 27 beeldvormende sessies en 6 integrale commissievergaderingen georganiseerd. Deze vergaderingen hebben grotendeels digitaal plaatsgevonden. In 2021 is het Reglement van Orde en de verordening ambtelijke bijstand herzien en heeft Provinciale Staten gevraagd onderzoek te verrichten naar verrijking van de ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van burgerleden.

Activiteiten 2021
De Statengriffie heeft:

• De digitale ondersteuning van het besluitvormingsproces gecontinueerd en diverse testwerkzaamheden uitgevoerd in voorbereiding op de implementatie van de module digitale moties en amendementen. De spreektijdenklok is in gebruik genomen en de aanbesteding van de webcast dienstverlening is afgerond.
• Geadviseerd in de evaluatie van regionale samenwerking in de MRA en regio Zwolle. Beide evaluaties hebben het formaliseren van de rapporteur tot gevolg en deelname aan de MRA-raadtafel en de klankbordgroep Raden & Staten van de regio Zwolle. De MRA-evaluatie is ook opmaat geweest voor de hernieuwing van samenwerkingsafspraken met de MRA.
• Het reglement van orde Provinciale Staten herzien inclusief de verordening ambtelijke bijstand. In navolging van besluitvorming en moties door Provinciale Staten is onderzoek gestart naar de mogelijkheden tot verrijking ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van burgerleden.
• In samenwerking met de ambtelijke organisatie in februari een statenvoorstel voorbereid om tot schriftelijk bekrachtigen en opheffen van geheimhouding over te gaan. Hierna is het werkproces van geheimhouding geoptimaliseerd en met de procedurecommissie besproken. Aansluitend zijn er voorbereidingen getroffen om eerder opgelegde geheimhouding op te heffen.
• Dialoogsessies georganiseerd om de relatie tussen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Flevolandse samenleving te versterken en voorbereidingen getroffen voor een masterclass dialoog. Ook is een bijdrage geleverd in de werkgroep bestuurlijke vernieuwing resulterend in de voorkantsturing door Provinciale Staten in het nieuwe economisch beleid.
• De werking van de procedurecommissie geëvalueerd, resulterend in de implementatie van een toetsingskader, een structureel overleg met het college over de lange termijnplanning en een versterking in de communicatie vanuit de Procedurecommissie. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor de evaluatie van het vergadermodel. De evaluatie is met instemming van het seniorenconvent verplaatst naar 2022 gezien de beperkte ervaringen met het vergadermodel in fysieke vorm als gevolg van de beperkingen van corona.

Doel (2019-2023)
De dienstverlening van de Statengriffie in overeenstemming te brengen met haar kernwaarden.

Doelrealisatie
Ondanks de beperkingen van het digitaal en op afstand werken is de dienstverlening van de Statengriffie door ontwikkeld en dichter bij haar kernwaarden gekomen (vernieuwingsgericht, betrouwbaar, toegankelijk, dienstverlenend, deskundig en sprankelend).

Activiteiten 2021
De Statengriffie heeft:

• Het opleidingsplan Statengriffie opgesteld en besproken met de werkgeverscommissie.
• De optimalisatie van het kennisdelen geeffectueerd aan de hand van strategische advisering en via nieuwsbrieven. Het verder peilen van de kennisbehoefte onder Provinciale Staten dient nog te worden opgestart.
• Vooruitlopende op de geplande Statenconferentie in 2021 een (digitale) bijpraat conferentie georganiseerd in april 2021. Als gevolg van de coronabeperkingen is de tweede statenconferentie echter uitgesteld en uiteindelijk is de conferentie geannuleerd door het ontbreken van voldoende animo.

Toelichting

1. Reis- en verblijfkosten Staten-, fractie- en burgerleden
en
2. Cateringkosten Staten
Het product 'Provinciale Staten' onderschrijdt de begroting met een bedrag van € 0,19 mln. Deze onderschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door de onderuitputting van de budgetten die dienen ter verantwoording van de lasten samenhangend met reis-, verblijf- en cateringkosten van Staten-, fractie- en burgerleden. De hieraan toe te rekenen onderschrijding ten bedrage van € 0,09 mln. wordt verklaard door het feit dat er in 2021 als gevolg van de wereldwijde coronapandemie minder fysieke vergaderingen en bijeenkomsten hebben plaatsgevonden waarmee reis-, verblijf- en cateringkosten gepaard gingen. Hier was bij het opstellen van de begroting geen rekening mee gehouden. Dit budgettair voordeel valt vrij ten gunste van het rekeningsaldo.
3. Afwikkelingsverschillen
Het budgettair voordeel is gevormd doordat zich in 2021 incidentele meevallers over eerdere jaren hebben voorgedaan, waaronder ontvangst van Flevolands aandeel in het financieel resultaat van de Randstedelijke Rekenkamer over 2020. Het budgettair voordeel valt vrij ten gunste van het rekeningsaldo.